De balans tussen de lange termijn en flexibiliteit

Gerard Schiebroek is begin oktober begonnen als Managing Director bij Visma | Raet en heeft al trots het shirt van de wielerploeg in zijn werkkamer hangen. Gerard begint zijn loopbaan bij Visma l Raet vanuit huis, een hele aanpassing voor hem, want Gerard houdt van face-to-face contact. Hij heeft al een rijke carrière achter de rug bij diverse ICT-bedrijven en hij voelt zich als een vis in het water bij client facing rollen. Flevum sprak Gerard over de balans tussen de lange termijn strategie en de day-to-day business van het moderne IT-bedrijf, het veranderende HR-landschap en de rol die hij hoopt te spelen in de groei en ontwikkeling van Visma | Raet.

Het moderne IT-bedrijf 

Visma | Raet levert  HR-oplossingen in de vorm van software en services. Deze HR-oplossingen zijn volledig gelokaliseerd voor de Nederlands markt en bestaan onder andere uit diensten zoals personeels administratie, salaris & payroll en outsourcing services van de gehele HR afdeling.  Met haar software en services maakt Visma | Raet het leven van maar liefst 1,7 miljoen mensen eenvoudiger. Hiermee is het bedrijf met haar 1150 medewerkers een unieke en toonaangevende speler in de Nederlandse markt.

De geboden producten en diensten zorgen voor  snelheid en flexibiliteit in het HR-landschap, hierdoor houden zowel HR als managers en medewerkers meer tijd over voor andere werkzaamheden. “We werken in een markt die alsmaar in beweging is” aldus Schiebroek. De recente verandering naar online werken heeft impact op mensen, en daarmee ook op de HR-processen, deze worden steeds digitaler: “dat maakt ons bedrijf in deze tijd zo relevant.”

“Zo draagt iedere medewerker direct bij aan het behalen van onze doelstellingen. We doen het echt samen”

Het organisatiemodel van Visma, met een structuur waarin verschillende Nederlandse en internationale bedrijven tot de Visma Group horen maar wel een grote mate van vrijheid behouden, daagt uit tot ondernemerschap. Tegelijkertijd wil Visma middels haar concept “de connected experience”  synergie bewerkstelligen en als één bedrijf naar haar klanten toe treden,  legt Schiebroek uit.

De balans tussen de lange termijn en flexibiliteit

Aan het eind van het jaar bepaalt de directie haar doelstellingen (“Objectives & Key Results”, de KPI’s) op basis van de missie, visie en strategie, de analyse van de markt en de sterktes en aandachtspunten van het bedrijf zelf (de  SWOT-analyse). “Deze doelen worden omgezet in het jaarlijkse businessplan met heldere KPI’s en via de verschillende managementlagen door het hele bedrijf naar beneden gecascadeerd.” Uiteindelijk komen deze doelstellingen ook weer terug in  de persoonlijke doelstellingen van de medewerkers. Schiebroek vertelt: “zo draagt iedere medewerker direct bij aan het behalen van onze doelstellingen. We doen het echt samen” Het jaarlijkse businessplan past binnen de vijf-jaren visie van het bedrijf.  In haar visie  streeft Visma | Raet ernaar haar producten steeds intuïtiever te maken en repetitieve taken te automatiseren.  Dit bespaart tijd voor medewerkers, managers en HR professionals. “Ons streven is dat HR deze tijd kan inzetten voor de tactische en strategische doelen van hun organisatie. Hierdoor is de moderne HR professional, met onze ondersteuning, een volwaardig gesprekspartner aan de bestuurstafel van hun organisatie.”

“We willen met de klant in dialoog om te begrijpen waar zij naar toe bewegen, waar ze tegenaan lopen, zodat wij daar onze software ontwikkeling op kunnen aanpassen en zo relevant mogelijk voor ze blijven.”

Hoewel de lange termijn belangrijk is voor Visma | Raet, heeft de organisatie daarnaast een maandelijkse of wekelijkse review cyclus. “Parallel aan de lange-en korte termijn doelstellingen lopen een aantal verbeterprojecten die we kortcyclisch bespreken met de directie en betrokken werknemers” geeft Schiebroek aan. Die kortcyclische kadans geeft je de flexibiliteit en vrijheid om prioriteiten aan te passen aan veranderende omstandigheden. ” Schiebroek heeft de overtuiging dat de de klant baat moet hebben bij de diensten van zijn bedrijf. Daarom wil hij voortdurend het gesprek aangaan met de HR-professionals van klanten. “We willen met de klant in dialoog om te begrijpen waar zij naar toe bewegen, waar ze tegenaan lopen, zodat wij daar onze software ontwikkeling op kunnen aanpassen en zo relevant mogelijk voor ze blijven.” Dit maakt de vijf-jaren visie van Visma | Raet geen hard document, maar een proactief document dat bijgeschaafd wordt door inzichten die we samen met de klant ontdekken. “Zo betrekken wij de klant bij ons bedrijf, onze bedrijfsvoering, maar dus ook onze productontwikkeling.”

Eén van de suggesties van de klanten heeft Visma l Raet meteen opgepakt. Er moet meer snelheid komen in het updaten en de releases van de software. Het bedrijf wil daarom zo veel mogelijk af van de grote complexe  updates en major releases en wil nu juist zoveel mogelijk, kleinere “deployments” van de software doen. “Voor ons geeft dit als voordeel dat de ontwikkeltijd kort is en fouten snel hersteld  kunnen worden. Ook voorkom je op deze manier dat je producten ontwikkelt die bij de releasedatum misschien helemaal niet meer relevant zijn. ”

“Door het thuiswerken zien we dat mensen de betrokkenheid en het gevoel met het bedrijf dreigen te verliezen.”

Veranderingen in het HR-landschap 

De COVID-19 crisis heeft gezorgd voor een grote verandering in het HR-landschap. “Door het thuiswerken zien we dat mensen de betrokkenheid en het gevoel met het bedrijf dreigen te verliezen.” Zelf draagt Schiebroek zijn steentje bij door een wekelijkse Meet and Greet sessie te organiseren waarvoor iedere medewerker zich kan aanmelden, “maar ik zie ook veel andere goede initiatieven zoals gezamenlijke ochtend-fitness en vrijdagmiddag-DJ-sessies.” Toch blijft de uitdaging groot en benadrukt Schiebroek dat het management nu scherp moet zijn: “na een meeting even kort nabellen kan al een positieve impact op een medewerker hebben.”

Veel HR-processen worden nu gedigitaliseerd. “Hier zijn we als Visma | Raet ook druk mee bezig.” Schiebroek heeft zijn volledige kennismaking met het bedrijf vanuit huis gedaan. “Ik begrijp nu hoe online onboarding is, en ben onder de indruk hoe goed dit kan werken.” Volgens Schiebroek heeft het bedrijfsleven na de crisis nog steeds baat bij deze online programma’s. “De situatie van nu is verre van ideaal maar ik verwacht ook niet dat we teruggaan naar het pre-corona tijdperk” legt hij uit, “we gaan een gulden middenweg op de werkvloer zien. Waarbij HR natuurlijk mensenwerk blijft en het een stuk fijner is als we bij bepaalde situaties weer live met elkaar in gesprek kunnen gaan”

Persoonlijke doelstellingen voor de komende jaren

Schiebroek heeft voor zichzelf een aantal doelen gesteld als nieuwe MD van Visma | Raet. “Ik hoop onze producten nog klantgerichter te maken en me specifiek te focussen op de moderne HR-manager. Voor de HR-manager wil ik met behulp van data-analytics handige dashboards maken die alle gegevens nog inzichtelijker maken voor bijvoorbeeld personeel analyses. Wij bezitten een schat aan data; daarmee moet het mogelijk zijn nog betere en relevantere inzichten aan de HR manager te geven. Daarmee kan deze nog beter die strategische rol oppakken.” Persoonlijk is Schiebroek geïnspireerd door de mogelijkheden van nieuwe technologie als data analytics, artificial intelligence en internet of things.

“Ik ben pas net begonnen, maar ben vastberaden om het bedrijf naar the next level te brengen.”

“Ik ben pas net begonnen, maar ben vastberaden om het bedrijf naar the next level te brengen. Visma | Raet is een pracht bedrijf, met betrokken mensen. Ik kijk er uit om samen met het managementteam en medewerkers deze groeimogelijkheden te benutten.”